W poprzednich wpisach dot. produktywności pisałem o spotkaniach i trochę o kalendarzu. Tym razem opiszę mój system produktywności. System produktywności to tak ładnie i mądrze brzmi. To nic innego jak mechanizmy, zwyczaje i przyzwyczajania, które mam i które w codziennej pracy pozwalają mi na pracę, pisanie, życie rodzinne i inne drobne przyjemności. System produktywności to nawyki oraz narzędzia.  Wspomniane nawyki zbudowałem w oparciu o GTD (Getting Things Done).  O samym GTD nie będę pisał, bo jest sporo publikacji w sieci na ten temat.  Jest też legendarna książka Davida Allena “Getting Things Done”. Jako, że nie sztuką jest przeczytać setki książek a sztuką jest wdrożenie w życie tych treści, które do nas trafiły to i ja miałem z tym na początku pewne problemy.  Szło topornie aż pewnego dnia natrafiłem na Zen To Done (ZTD). Zen to Done opisał w swojej książce „Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności” Leo Babauta. 

Przyznam, że lubię prostotę i opcja ZTD spodobała mi się bardziej. ZTD oddaje właściwego ducha nowego systemu: prostoty, koncentracji na działaniu, na chwili obecnej, zamiast koncentracji na planowaniu i samym systemie. Celem ZTD jest rozwiązanie problemów, z jakimi mogą się stykać ludzie korzystający z GTD. ZTD może być propozycją właśnie dla Ciebie, ale ni musi. Skupia się na zmianach nawyków, które są niezbędne także w przypadku GTD, ale proponuje łatwiejszą, dla wielu osób, drogę do celu. Motywuje do działania, upraszczania i nadania życiu uporządkowanej, lecz niekrępującej struktury.

Mój system produktywności, to zapewne mix GTD, ZTD i pewnie wielu innych metodyk wspierających osobistą efektywność.  Składa się on z sześciu elementów:

  • Zbieranie
  • Przetwarzanie
  • Planowanie
  • Działanie
  • Zaufany system
  • Udoskonalanie

Co kryje się pod każdym haseł? Oto odpowiedź.

 

Zbieranie

Kiedyś miałem olbrzymi problem z natłokiem informacji. Maile, notatki, dokumenty. Wszystko w wielu miejscach. Najgorszym było gdy wpadałem na genialny pomysł, że zapamiętam coś. Odnalezienie informacji okazywało się totalną porażką. Na bazie lektury postanowiłem usystematyzować swój sposób zbierania.

Dokumenty
Wszystkie dokumenty, faktury, pisma trafiają na stertę. Tak tak każdy tak robi. Tylko, że u mnie ta sterta to szufladki z IKEA. Górna półka to tam kładę wszystko. Ale za nim tam położę to zastanawiam się  czy warto. Większość papierów trafia do kosza na śmieci. Pozostałe dwie półeczki zawierają teczki z dokumentami.  Więcej o tym napiszę w poście dotyczącym przetwarzania. Taki system sprawia, że jak czegoś szukam a jeszcze nie przetworzyłem to na 99% znajdę właśnie tam. Na mojej stercie.

Informacje i pomysły
Wszelkie informacje zapisuję w Evernote. Jeśli mam coś na kartce np: notatka ze spotkania to robię zdjęcie tej kartce. I do Evernote. W Evernote mam notatnik o nazwie .Inbox –> tam gromadzę wszystko. Raz w tygodniu przeglądam i porządkuję to miejsce. O tym procesie później. Natomiast jeśli ktoś mówi, że zadzwoni lub mam coś zrobić zapisuje w Nozbe.

Poczta e-mail
Mam jedno konto pocztowe a w sumie to dwa. Jedno konto pocztowe jest totalnie prywatnym kontem (Outlook.com) i jest przekierowane na główne konto. Drugie główne ma podpięte 4-5 maili (Google Apps). To co mogę to jest przekierowane automatycznie. Czego nie mogę przekierować a tak jest z adresami pocztowymi, które otrzymałem jako podwykonawca, pobieram protokołem POP3. Słowo wyjaśnienia: jak pracuję dla kogoś to zazwyczaj dostaję adres e-mail od niego gdyż reprezentuję jego interesy jako jego pracownik. Poczta Google pozwala na wysyłanie maili za pośrednictwem innych serwerów SMTP. To oznacza, ze odbiorca otrzyma wiadomość, tak jakbym wysłał to bezpośrednio z tej skrzynki pocztowej. Dzięki Google Apps mam wszystkie kalendarze i maile, w jednym miejscu. Aktualizacja (18.09.2017): Na końcu wpisu dodałem sekcję Integracja Nozbe z Gmail.

 

Przetwarzanie

Moje informacje zbieram na stercie czyli szufladce z IKEA, Evernote. Nozbe i jednej skrzynce pocztowej w Google Apps. Te miejsca to moje skrzynki odbiorcze. 
Przetwarzanie, w moim systemie produktywności, to nic innego jak porządkowanie papierów i realizacja zadań.

Codziennie przetwarzam te informacje. Podejmuję w miarę szybkie decyzje w sprawie każdej z nich. Staram się aby nie zostawić zbyt dużo na później. Generalnie plan mam taki, że w zależności od miejsca składowania danych co pewien czas  je przetwarzam.
Dokumenty papierowe
Dokumenty ze sterty czyli szufladki z IKEA, przetwarzam 2-3 razy w tygodniu. Polega to na tym, że dokumenty wkładam do odpowiednich teczek tematycznych. Opisuje je flamastrem. Dokumenty finansowe mam w dwóch miejscach. Elektronicznej i nieelektronicznej. Niestety faktura by mogła być zaksięgowana musi być wydrukowana. Jeśli faktura przychodzi w formie elektronicznej to ją drukuję i wkładam do teczki. Mail trafia do Evernote do notatnika “Do zapłaty” + przypomnienie w Evernote z terminem płatności.  Jeśli faktura przychodzi w formie papierowej to ją skanuję i umieszczam w powyżej opisanych miejscach.  Dzięki integracji Nozbe z Evernote mam w Nozbe listę faktur do zapłacenia.
Pozostałe  dokumenty wkładam do innych dedykowanych teczek lub segregatorów. Takie teczki to: umowy aktualne, zamówienia, oferty itd…
Ważne jest to, że jak potrzebuję informacji są one w odpowiednich teczkach. Od pewnego czasu zmierzam ku paperless czyli staram się przechowywać mniej dokumentów papierowych. Odpowiednikiem teczki papierowej jest notes w Evernote.

Zadania i Evernote
Notatki w Evernote przeglądam raz w tygodniu – zazwyczaj w piątek. Notatki z notatnika .Inbox przekładam do odpowiednich Notatników.  Czasem daję przypomnienie.
Zadania w Nozbe porządkuję po notatniku. Zazwyczaj dodaję nowe zadania. Robię to wieczorem. Wiem wtedy jak mam zaplanowany kolejny dzień. Co tydzień robię tygodniowy przeglad zadań. To czas gdy planuję cały kolejny tydzień.
Poczta elektroniczna
W swojej pracy i życiu prywatnym działam z pocztą w oparciu o inbox zero. Szereg zasad można znaleźć w sieci. Wierzę, że odnalezienie tych informacji nie sprawi problemu.
Podsumowując. Trzeba ciągle porządkować swoje skrzynki odbiorcze. Staraj się też by nie było ich za dużo.  Po drugie jeśli mam cień wątpliwości to wyrzucam, kasuję – pozbywam się. Czym mniej spraw na głowie tym lepiej. 🙂

 

Planowanie

Moje planowanie  jest zbliżone do GTD.  Tylko zbliżone. GTD zakłada pracę od momentu do momentu.  W moim wykonaniu to nadanie każdemu dniu pewnej struktury. Są dni, że struktura jest nałożona harmonogramem spotkań a czasem to ja decyduję jak ten dzień ma wyglądać. Generalnie chodzi o to by nie być na łasce i niełasce losu i spraw, które wpadają. W praktyce wygląda to tak, że przykładowo zapisuję sobie w kalendarzu blogowanie. Oznacza to, że tego dnia będę rozwija bloga i zrobię bardzo dużo by tego dnia nie umówić się na spotkanie z klientem.
To moje życie i ja chciałbym o nim decydować sam. Staram się sterować tym co robię danego dnia. Jak tego nie robię to inni zrobią to za mnie.

W każdym tygodniu wpisuję kilka (1-3) dużych zadań do wykonania. Zazwyczaj te zadnia mają podzadania.  Od nich zaczynam by mieć je zrobione w pierwszej kolejności. W końcu to moje najważniejsze zadania.
Jest to jeden z prostszych nawyków ZTD, ale także jeden z najważniejszych. Dlaczego? Ponieważ nadaje moim dniom i tygodniom sens.  Wiem, że na zakończenie danego tygodnia mam zakończony temat. Jak zapiszę sobie, że danego dnia poświęcam na przygotowanie szablonu dokumentu, to wiem, że skupiam się na jednej rzeczy. Na koniec dnia mam to zrobione. Na koniec tygodnia takich rzeczy jest kilka.

Innymi słowy zamiast skupiać się na wszystkich zadaniach skupiam się na tych najważniejszych – czasem jednym zadaniu. Oczywiście zajmuję się także innymi zadaniami z listy, ale identyfikując te najważniejsze w miarę szybko mam radość, że dzień lub tydzień nie został zmarnowany.

Kilka zasad, którymi się kieruję:

  • Duże zadania. Na koniec każdego tygodnia (piątek lub sobota) robię przegląd swojej listy spraw do załatwienia. Wpisuję duże zadania i te małe.
  • Harmonogram. Duże zadania muszę zgrać z kalendarzem. Jeśli tydzień jest pełen spotkań nie planuje na ten dzień dużych zadań. Po prostu nie wykonam ich. Po co się frustrować. Co więcej lubię widok zadań z kalendarzem. Połączenie Nozbe z Google Calandar działa świetnie. Ten widok to jeszcze jedna rzecz. Gdy ktoś prosi mnie o działanie –> wrzutka pracy –> natychmiast wiem czy i na kiedy jestem wstanie to zrobić.
  • Działanie. Bardzo często wstaję rano ok 5.00. Wykonuje wszystkie zadania, które mogę. Wybieram najpierw duże zadania.  Zaleta. Nic mnie nie rozprasza. Nikt nie dzwoni. Poczta nie wymaga odpisania. Można popracować :-).

Po najważniejszych zadaniach często zaczynam pisać maile. Około 7 rano mam często kilka zadań za sobą  oraz czasem kilka mail do współpracowników.
Co daje poranne wstawanie? W moim przypadku czasem weryfikację, że zadanie jest zbyt złożone. Mam czas wtedy by je skończyć w ciągu dnia lub powiadomić współpracowników, że może być opóźnienie. Innymi słowy realizacja dużych zadań w pierwszej kolejności i zazwyczaj rano jest jednym z czynników zwiększenia mojej produktywności.

Tygodniowy przegląd zadań

Najważniejszy element planowania to tygodniowy przegląd zadań. Generalnie preferuję piątek, gdyż po godzinie 14 zazwyczaj nic się ciekawego nie dzieje. Przynajmniej u mnie. Wtedy mogę zrobić przegląd zrealizowanych zadań i zaplanować kolejne w tym spotkania z klientami czy zespołem.
Planując kolejny tydzień zastanawiam się nad tym co chcę w danym tygodniu osiągnąć. Wybieram jeden cel strategiczny i kilka operacyjnych, które pozwolą osiągnąć cel strategiczny. Cel strategiczny może być tylko jeden, żebyś mógł się skoncentrować na nim w pełni.
Na cotygodniowe planowanie poświęcam do 20 minut do nawet 2 godzin. Przez ten czas nie tylko planuję ale także przeglądam wszystkie notatki z poprzedniego tygodnia.  Wiele z zanotowanych zadań jest wykonanych. Chcę mieć jednak pewność, że niczego nie pominąłem. Jeśli tak się stało planuję je w Nozbe na kolejny tydzień. Planując zadania patrzę na swój kalendarz. Trzeba zostawić sobie trochę buforów czasowych. Bufory czasowe są ważne. Napisałbym nawet bardzo ważne. Po pierwsze zawsze wpada coś nieoczekiwanego. Po drugie zazwyczaj zadania, które planuję zwyczajnie zajmują więcej czasu.
Mój tygodniowy przegląd zadań oznacza jeszcze jedną rzecz. Sprawy trudne i ważne planuję na rano. Rano moja koncentracja jest największa. Ponadto w razie nieprzewidzianych problemów i spraw mam szanse zrealizować je w dalszej części dnia. Tych mega ważnych zadań może być w ciągu dnia jedno lub dwa. Dlaczego? Więcej zazwyczaj nie udaje się zrealizować ze względu na ich złożoność lub zależność od innych osób.

 

Działanie

Samo planowanie, przetwarzanie i kolekcjonowanie to dopiero przygotowanie do tego co jest ważne w produktywności. Kluczem sukcesu każdego z nas jest działanie.
Kilka zasad, którymi się kieruję przy wykonywaniu.

  • Zadania wykonuję po kolei. Jedno po drugim. Czasem otworzę dany projekt w Nozbe i staram się wykonać zadania z tego projektu.
  • W danym momencie wykonuję jedno zadanie. Jak pracuję to nie czytam maili i mam wyciszony telefon.
  • Nad zadaniem pracuję 30-60 minut. Po tym czasie mam chwilę przerwy i wracam do zadania.  Tu uwaga nie włączam poczty ani komunikatora. Zginę wtedy.
  • Jeśli zadanie jest złożone a muszę je przerwać zapisuję dwie informacje. Na czym skończyłem oraz w punktach co planuję zrobić. Gdy wrócę do zadania będę miał łatwiej się wdrożyć.

Czasem jednak zadanie idzie jak po grudzie. Kiedyś robiłem nudne raporty. Jak miałem nad nimi pracować to wszystko inne było bardzie atrakcyjne. Męczyłem się z tym cały dzień. Wtedy zadziałała metoda połknięcia żaby. Czyli najpierw znienawidzone zadanie. Łatwo kontynuować pracę, kiedy już się zacznie. Po dwa dzielę je na małe kroki. Mniejsza ilość pracy jest mniej odstręczająca. Po trzy staram się nie myśleć jak durne zadanie robię. Skupiam się na tym by je jak najszybciej wykonać.  Myślę też o pozytywnych elementach i korzyściach. Myślę o tym, że nauczę się czegoś, poprawię swoje umiejętności, że ktoś czeka na tę pracę i nie mogę zawalić.

Organizacja pracy wspomaga działanie.  Wszystko musi być na swoim miejscu.  To się  rzeczywiście się sprawdza. Wyrobienie tego nawyku porządku wymaga trochę pracy. Praca ta jednak bardzo się opłaca. Jak wyrobić sobie taki nawyk?

  • Po pierwsze trzeba zaplanować, gdzie będziemy odkładać wszystkie dokumenty i inne rzeczy. Potrzebujesz czegoś na gromadzenie nowych rzeczy i miejsca na rzeczy, które własnie przetwarzasz. Mój system opisałem powyżej. Ty możesz mieć zupełnie inny system. Nie musisz używać Nozbe ani Evernote. Może wystarczą Ci teczki lub półeczki. Ważne jest to aby każda rzecz miała swoje miejsce. To miejsce dotyczy dokumentów, kluczy portfela – wszystkiego.
  • Po drugie musisz mieć miejsce na przechowywanie rzeczy już przetworzonych (np: dokumentów) by móc do nich sięgnąć  w dowolnym momencie. Ja mam sporo segregatorów i oczywiście Evernote. Ty możesz mieć teczki lub coś innego. Pamiętaj tylko o tym, że musi być to coś prostego. Coś z czego będziesz korzystał.
  • Mam tylko prośbę. Nie zakładaj teczki o nazwach różne, inne, potem. Wiem co radzę bo miałem takie. Łatwo się tam wkłada rzeczy. Nigdy się o nich nie pamięta.
  • Po trzecie trzeba je rzeczywiście tam odkładać. Niezwłocznie. Kiedyś nie miałem czasu i wszystko wkładałem na półkę. Po kilku tygodniach znalezienie faktury wymagało przerzucenia masy papierów. Uporządkowanie tego „bałaganu” zajęło mi z pół dnia. Od tamtej pory wszystko odkładam tam gdzie trzeba. Przykładowo przychodzi faktura za gaz. Robię jej zdjęcie do Evernote (notatnik „do zapłaty”) i zaznaczam przypomnienie kiedy mam zapłacić (dokładnie dzień wcześniej) i faktura ląduje w teczce „rachunki”. Całość zajmuje ok 1 min.
  • Po czwarte bądź wytrwały. Wykształcenie nawyku zajmuje ok. 30 dni. Musisz przez 30 dni realizować swój plan.
  • Po piąte.  Porządek na biurku to podstawa. Dotyczy to wszystkich powierzchni płaskich.   Nigdy nie kładź niczego na blacie, stole, biurku, łóżku, komodzie, stoliku lub podłodze.

Oczywiście nie ma systemu idealnego. Zawsze możesz go zmienić i dostosować do Twoich potrzeb.  Czasami nie warto trzymać w jednym pokoju przedmiotu, z którego przeważnie korzystasz w innym pokoju. Czasami warto mieć przykładowo kilka ładowarek, jeśli korzystasz z nich często w różnych pomieszczeniach.
Jeżeli kiedykolwiek  cokolwiek Ci się  jeszcze  zawieruszy – popracuj nad swoim sposobem organizacji a Twoja efektywność wzrośnie.

 

Zaufany system

Mój zaufany system to Nozbe, Evernote i Google Calendar. O aplikacjach Google nie będę pisał. Skupię się na Evernote i Nozbe.

Evernote to podstawowe miejsce do gromadzenia danych i nie tylko. Wykorzystuję go w następujący sposób: 

  • Robię zdjęcia przedmiotów – Nie mówię o założeniu sobie albumu zdjęć. Mam na myśli robienie zdjęć rzeczy, które chcesz zapamiętać. Obraz jest wart 1000 słów, dlatego zamiast próbować opisać tą butelkę wina lub godziny otwarcia tego małego sklepu, robię zdjęcie. Małe odstępstwo od Evernote na rzecz Google Keep to zdjęcia rzeczy, które są mi potrzebne na chwilę np.: tygodniowy jadłospis dziecka. Po tygodniu robię nowe zdjęcie a stare usuwam.
  • Dostęp z dowolnego miejsca – Jednym z najlepszych aspektów Evernote jest to, że można mieć do niego dostęp z dowolnego miejsca. Twojego komputera. Sieci. Twojego telefonu. Lub iPada. Większość ludzi stosujących Evernote ma tendencję do ograniczania się do jednego punktu dostępu do Evernote. Nie zapominaj o wszystkich innych opcjach i wykorzystaj je. Sam mam dostęp do Evernote na 2 urządzeniach z androidem i dwóch komputerach.
  • Skanuję notatki – Co zrobić z tymi wszystkimi papierowymi notatkami? Oczywiście, że je zeskanuj. Evernote oferuje funkcję OCR, więc nawet dużą liczbę ręcznych notatek będzie można natychmiastowo przeszukać.
  • Moja elektroniczna biblioteka – Evernote to świetny sposób na archiwizację wszystkich skanów PDF. Mam w nim instrukcje obsługi, faktury, nawet zdjęcia z rozmieszczeniem bezpieczników mojego samchodu. Te najwązniejsze skany, które czasem mogą być potrzebne jak przykładowo wspomniane rozmieszczenie bezpieczników mam w notatniku, który jest dostępny, w moim telefonie, offline.
  • Informacje i odniesienia – Znasz rozmiary ubrań? Ja nie znam. Za to w Evernote mam zdjęcia metek z rozmiarem. Mma też zdjęcia kilku żarówek, świetlówki itd… W momencie, wktórym będzie mi to potrzebne odnajdę to szbko w Evernote.
  • Web Clipper – jeśli znajdę coś użytecznego podczas surfowania w sieci – Zachowuję to na przyszłość. Używam Web Clipper na Chrome. Prostym kliknięciem mogę szybko wyciąć artykuły, linki lub obrazy. Gdy znowu pomyślę o danej rzeczy, mogę ją natychmiast znaleźć.
  • Rozwiązania problemów – To jest jedno z moich ulubionych zastosowań. Gdy rozwiązuję problem, bez względu na to czy duży czy mały, zachowuję rozwiązanie w Evernote. Tym sposobem, gdy napotkam ten sam problem w przyszłości, jestem na niego przygotowany. W ten oto sposób mam w Evernote listę skryptów do bazy danych lub receptę na skonfigurowanie VPS.
  • Synchronizacja z Nozbe – to już ostatni punkt, ale bardzo ważny. Każda ważna notatka trafia do Evernote i mam w Nozbe przypomnienie.

 

Lista zadań jest podstawą każdego systemu zarządzania czasem. Pozwala na zorganizowanie wszystkich zadań, których nie możesz w danej chwili wykonać, dzięki czemu zawsze wiadomo, co jeszcze jest do zrobienia.

System wspierający efektywność musi być prosty. Mój system bazujący na Zen To Done jest mega prosty.  Wszystko co mam zrobić zapisuję w Nozbe. Nozbe świetnie komponuje się z Google Calendar. I tak to się kręci  :-).

W Nozbe mamy projekty i kategorie. Zamiast projektów mogą być osobne listy. Jak zwał tak zwał. Ważne , że zadania można podzielić na grupy. Istotne dla mnie są kategorie.  Kategorie to nic innego jak “listy kontekstowe”  znane z GTD Davida Allena.  Kategorie pomagają połączyć kontekstowo zadania.
Przykładowe kategorie @telefon, @cykliczne, @zakupy itp. Kiedy zajmuje się zadaniami z wybranej dziedziny, mogę niejako przy okazji wykonać zadanie obok. Każdy musi znaleźć swoją drogę. O Nozbe napisano już wiele. Zerknij na tekst bezpłatny kurs dot. produktywności: https://nozbe.com/pl/help/#wprowadzenie-kurs-1. W tekstach tych znajdziesz wiele porad, które umożliwią Ci zbudowanie własnego systemu projektów i kontekstów. Uzyskasz też informacje jak efektywnie wykorzystać to narzędzie.

W ZTD istotne jest utrzymanie prostego systemu, z którego można korzystać. Dla mnie Nozbe jest niemal idealny. Używam go od listopada 2013 roku.
Oczywiście poza Nozbe jest wiele innych narzędzi takich jak Wundelist, Todoist, Trello, Any.Do czy Google Tasks.  Idealny system powinien:

  • pozwalać na zapisywanie zadań w dowolnym miejscu
  • mieć skrzynkę odbiorczą (Inbox)
  • posiadać kalendarz, list i systemu odniesień

System, który będziesz używał musi być używalny, tj nie możesz się do niego zmuszać by go używać. Jak opisywałem mój system jest hybrydowy. Zasadniczo wszystko jest w Nozbe lub Evernote. Mam tez teczki z dokumentami, ale zasadnicza lista zadań jest w Nozbe.
System ma być prosty. Choć listy kontekstowe są przydatne, utrzymywanie ich bywa trudne. Staraj się ich mieć jak najmniej. Przykładowo moja lista kontekstów zawiera kategorie @telefony czyli sprawy, w związku z którymi można zadzwonić z dowolnego miejsca. Telefony mogą dotyczyć różnych obszarów mojej działalności, które mam podzielone na projekty.
Najważniejsze. Poza tym, że narzędzie musi być w miarę proste trzeba pamiętać o jednym. Zadania i kalendarz trzeba codziennie przeglądać rano lub wieczorem.  Odkąd zacząłem tak robić odniosłem wrażenie, że moje życie stało się lepiej zorganizowane.

 

Udoskonalanie

Uwielbiam w swoim systemie produktywności to, że jest jest to system adaptacyjny. Upraszczanie i doskonalenie to normalna sprawa. Nie tylko normalna. Jest pożądana. Zmieniają się projekty, zmienia się Twoje otoczenie. Mój system też się zmienia.

Kiedyś używałem do zadań Google Tasks. Największą moją bolączką była zbyt długa lista zadań. Zen to Done, na którym bazuję, zakłada, że system ma być prosty. Moja długa lista zadań została podzielona na projekty. Zawodowe, prywatne i inne. W ten sposób moja lista ograniczyła się. Jak pisałem wcześniej pomaga mi w tym Nozbe.  Liczba zadań nadal jest taka sama, ale mając je podzielne na projekty w danym momencie mogę skupić się na tym co dla mnie ważne.

Po drugie nadaję priorytety tylko 1-2 zadaniom na dany dzień. Pisałem o tym w zeszłym tygodniu.  Pozostałe zadania z danego obszaru (projektu) realizuję w tzw. wolnej chwili. Z czasem te zadania dostają priorytet.

Upraszczanie i doskonalenie w Zen to Done to także ograniczanie. W moim przypadku to było ograniczenie zobowiązań i liczby realizowanych projektów. Po drugie przyjmuję tylko te zobowiązania, które mogę zrealizować z odrobiną radości i z których mogę czerpać korzyści (nie tylko finansowe).  Ponadto ograniczyłem czas spędzany na wyszukiwaniu wiadomości. Mam RSS (Feedly), na który wpadają tylko te informacje, które uważam za wartościowe. W obsłudze poczty stosuję zasady inbox zero. Wszystko po to by nie rozpraszać się zbytnio i by nie marnować czasu.

 

Podsumowanie

Znasz już moją metodę na „ogarniecie” kilku klientów jednocześnie, bloga i życia prywatnego. W Nozbe mam od 250 do 500 zadań.   Być może opisany przeze mnie mój sposób działania jest dla Ciebie obcy. Być może się nie odnajdziesz w zapisywaniu zadań i zaznaczaniu ich realizacji. To normalne, bo każdy jest inny.  I każdy z nas musi opracować swoją metodę na swoją osobistą efektywność :-).

Tym długim wpisem kończę krótki cykl tekstów dot. produktywności. To taka drobna, urodzinowa, odskocznia od inżynierii oprogramowania :-).

Aktualizacja 18.09.2017 – Integracja Nozbe z Gmail

Jedną z bolączek Nozbe jest integracja z email. Teoretycznie można przekierować maila, ale dużo lepiej jest go „podłączyć”. Oto mój sposób na integrację Nozbe z Gmail.

Pierwszy z nich to kopiowanie linku.

Zaznaczam link w poczcie Gmail. CTR+C

a następnie przy pomocy skrótu CTRL+SHIFT+SPACJA (szybkie dodawanie zadań do Nozbe) Tworzę zadanie. Skopiowany wcześniej link wklejam do komentarza zadania. Po wpisaniu treści zadania dodaję ## i otwiera się okienko z komentarzem.

Zadanie jest w Nozbe :-).

Kliknięty link z komentarza otwiera odpowiedniego maila :-). Integracja zrobiona :-).

Produktywnego dnia życzę 🙂

 

 

 

Zostaw odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć tych HTML tagów i atrybutów: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Close